Nach gesetzlichen Vorgaben in Österreich erfolgt die Aufbewahrung insbesondere für 7 J gemäß § 132 Abs. 1 BAO (Buchhaltungsunterlagen, Belege/Rechnungen, Konten, Belege, Geschäftspapiere, Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben, etc.), für 22 Jahre im Zusammenhang mit Grundstücken und für 10 Jahre bei Unterlagen im Zusammenhang mit elektronisch erbrachten Leistungen, Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für die der Mini-One-Stop-Shop (MOSS) in Anspruch genommen wird.
Geschäftsbezogene Verarbeitung
Zusätzlich verarbeiten wir
- Vertragsdaten (z.B., Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie).
- Zahlungsdaten (z.B., Bankverbindung, Zahlungshistorie)
von unseren Kunden, Interessenten und Geschäftspartner zwecks Erbringung vertraglicher Leistungen, Service und Kundenpflege, Marketing, Werbung und Marktforschung. Dies geschieht im Rahmen der Online-Buchungsmöglichkeiten für Training.
Vertragliche Leistungen
Wir verarbeiten die Daten unserer Vertragspartner und Interessenten sowie anderer Auftraggeber, Kunden, Mandanten, Klienten oder Vertragspartner (einheitlich bezeichnet als „Vertragspartner“) entsprechend Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO, um ihnen gegenüber unsere vertraglichen oder vorvertraglichen Leistungen zu erbringen.
Die hierbei verarbeiteten Daten, die Art, der Umfang und der Zweck und die Erforderlichkeit ihrer Verarbeitung, bestimmen sich nach dem zugrundeliegenden Vertragsverhältnis.
Zu den verarbeiteten Daten gehören die Stammdaten unserer Vertragspartner (z.B., Namen und Adressen), Kontaktdaten (z.B. E-Mailadressen und Telefonnummern) sowie Vertragsdaten (z.B., in Anspruch genommene Leistungen, Vertragsinhalte, vertragliche Kommunikation, Namen von Kontaktpersonen) und Zahlungsdaten (z.B., Bankverbindungen, Zahlungshistorie).
Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir grundsätzlich nicht, außer wenn diese Bestandteile einer beauftragten oder vertragsgemäßen Verarbeitung sind.
Wir verarbeiten Daten, die zur Begründung und Erfüllung der vertraglichen Leistungen erforderlich sind und weisen auf die Erforderlichkeit ihrer Angabe, sofern diese für die Vertragspartner nicht evident ist, hin. Eine Offenlegung an externe Personen oder Unternehmen erfolgt nur, wenn sie im Rahmen eines Vertrags erforderlich ist. Bei der Verarbeitung der uns im Rahmen eines Auftrags überlassenen Daten, handeln wir entsprechend den Weisungen der Auftraggeber sowie der gesetzlichen Vorgaben.
Im Rahmen der Inanspruchnahme unserer Onlinedienste, können wir die IP-Adresse und den Zeitpunkt der jeweiligen Nutzerhandlung speichern. Die Speicherung erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, als auch der Interessen der Nutzer am Schutz vor Missbrauch und sonstiger unbefugter Nutzung. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, außer sie ist zur Verfolgung unserer Ansprüche gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO erforderlich oder es besteht hierzu eine gesetzliche Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c. DSGVO.
Die Löschung der Daten erfolgt, wenn die Daten zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Fürsorgepflichten sowie für den Umgang mit etwaigen Gewährleistungs- und vergleichbaren Pflichten nicht mehr erforderlich sind, wobei die Erforderlichkeit der Aufbewahrung der Daten alle drei Jahre überprüft wird; im Übrigen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Administration, Finanzbuchhaltung, Büroorganisation, Kontaktverwaltung
Wir verarbeiten Daten im Rahmen von Verwaltungsaufgaben sowie Organisation unseres Betriebs, Finanzbuchhaltung und Befolgung der gesetzlichen Pflichten, wie z.B. der Archivierung. Hierbei verarbeiten wir dieselben Daten, die wir im Rahmen der Erbringung unserer vertraglichen Leistungen verarbeiten. Die Verarbeitungsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c. DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO. Von der Verarbeitung sind Kunden, Interessenten, Geschäftspartner und Websitebesucher betroffen. Der Zweck und unser Interesse an der Verarbeitung liegt in der Administration, Finanzbuchhaltung, Büroorganisation, Archivierung von Daten, also Aufgaben die der Aufrechterhaltung unserer Geschäftstätigkeiten, Wahrnehmung unserer Aufgaben und Erbringung unserer Leistungen dienen. Die Löschung der Daten im Hinblick auf vertragliche Leistungen und die vertragliche Kommunikation entspricht den, bei diesen Verarbeitungstätigkeiten genannten Angaben.
Wir offenbaren oder übermitteln hierbei Daten an die Finanzverwaltung, Berater, wie z.B., Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer sowie weitere Gebührenstellen und Zahlungsdienstleister.
Ferner speichern wir auf Grundlage unserer betriebswirtschaftlichen Interessen Angaben zu Lieferanten, Veranstaltern und sonstigen Geschäftspartnern, z.B. zwecks späterer Kontaktaufnahme. Diese mehrheitlich unternehmensbezogenen Daten, speichern wir grundsätzlich dauerhaft.
Betriebswirtschaftliche Analysen und Marktforschung
Um unser Geschäft wirtschaftlich betreiben, Markttendenzen, Wünsche der Vertragspartner und Nutzer erkennen zu können, analysieren wir die uns vorliegenden Daten zu Geschäftsvorgängen, Verträgen, Anfragen, etc. Wir verarbeiten dabei Bestandsdaten, Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Zahlungsdaten, Nutzungsdaten, Metadaten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO, wobei zu den betroffenen Personen Vertragspartner, Interessenten, Kunden, Besucher und Nutzer unseres Onlineangebotes gehören.
Die Analysen erfolgen zum Zweck betriebswirtschaftlicher Auswertungen, des Marketings und der Marktforschung. Dabei können wir die Profile der registrierten Nutzer mit Angaben, z.B. zu deren in Anspruch genommenen Leistungen, berücksichtigen. Die Analysen dienen uns zur Steigerung der Nutzerfreundlichkeit, der Optimierung unseres Angebotes und der Betriebswirtschaftlichkeit. Die Analysen dienen alleine uns und werden nicht extern offenbart, sofern es sich nicht um anonyme Analysen mit zusammengefassten Werten handelt.
Sofern diese Analysen oder Profile personenbezogen sind, werden sie mit Kündigung der Nutzer gelöscht oder anonymisiert, sonst nach zwei Jahren ab Vertragsschluss. Im Übrigen werden die gesamtbetriebswirtschaftlichen Analysen und allgemeine Tendenzbestimmungen nach Möglichkeit anonym erstellt.
Registrierfunktion
Nutzer können im Buchungsportal ein Nutzerkonto anlegen. Im Rahmen der Registrierung werden die erforderlichen Pflichtangaben den Nutzern mitgeteilt und auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zu Zwecken der Bereitstellung des Nutzerkontos verarbeitet.
Zu den verarbeiteten Daten gehören insbesondere die Login-Informationen (Name, Passwort sowie eine E-Mailadresse). Die im Rahmen der Registrierung eingegebenen Daten werden für die Zwecke der Nutzung des Nutzerkontos und dessen Zwecks verwendet.
Die Nutzer können über Informationen, die für deren Nutzerkonto relevant sind, wie z.B. technische Änderungen, per E-Mail informiert werden. Wenn Nutzer ihr Nutzerkonto gekündigt haben, werden deren Daten im Hinblick auf das Nutzerkonto, vorbehaltlich einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, gelöscht. Es obliegt den Nutzern, ihre Daten bei erfolgter Kündigung vor dem Vertragsende zu sichern. Wir sind berechtigt, sämtliche während der Vertragsdauer gespeicherten Daten des Nutzers unwiederbringlich zu löschen.
Im Rahmen der Inanspruchnahme unserer Registrierungs- und Anmeldefunktionen sowie der Nutzung des Nutzerkontos, speichern wird die IP-Adresse und den Zeitpunkt der jeweiligen Nutzerhandlung. Die Speicherung erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, als auch der Nutzer an Schutz vor Missbrauch und sonstiger unbefugter Nutzung. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, außer sie ist zur Verfolgung unserer Ansprüche erforderlich oder es besteht hierzu besteht eine gesetzliche Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die IP-Adressen werden spätestens nach 7 Tagen anonymisiert oder gelöscht.
Kontaktaufnahme
Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder via sozialer Medien) werden die Angaben des Nutzers zur Bearbeitung der Kontaktanfrage und deren Abwicklung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet. Die Angaben der Nutzer können in einem Customer-Relationship-Management System ("CRM System") oder vergleichbarer Anfragenorganisation gespeichert werden.
Wir löschen die Anfragen, sofern diese nicht mehr erforderlich sind. Wir überprüfen die Erforderlichkeit alle zwei Jahre; Ferner gelten die gesetzlichen Archivierungspflichten.
Newsletter
Mit den nachfolgenden Hinweisen informieren wir Sie über die Inhalte unseres Newsletters sowie das Anmelde-, Versand- und das statistische Auswertungsverfahren sowie Ihre Widerspruchsrechte auf. Indem Sie unseren Newsletter abonnieren, erklären Sie sich mit dem Empfang und den beschriebenen Verfahren einverstanden.
Inhalt des Newsletters: Wir versenden Newsletter, E-Mails und weitere elektronische Benachrichtigungen mit werblichen Informationen (nachfolgend „Newsletter“) nur mit der Einwilligung der Empfänger oder einer gesetzlichen Erlaubnis. Sofern im Rahmen einer Anmeldung zum Newsletter dessen Inhalte konkret umschrieben werden, sind sie für die Einwilligung der Nutzer maßgeblich. Im Übrigen enthalten unsere Newsletter Informationen zu unseren Leistungen und uns.
Double-Opt-In und Protokollierung: Die Anmeldung zu unserem Newsletter erfolgt in einem sog. Double-Opt-In-Verfahren. D.h. Sie erhalten nach der Anmeldung eine E-Mail, in der Sie um die Bestätigung Ihrer Anmeldung gebeten werden. Diese Bestätigung ist notwendig, damit sich niemand mit fremden E-Mailadressen anmelden kann. Die Anmeldungen zum Newsletter werden protokolliert, um den Anmeldeprozess entsprechend den rechtlichen Anforderungen nachweisen zu können. Hierzu gehört die Speicherung des Anmelde- und des Bestätigungszeitpunkts, als auch der IP-Adresse. Ebenso werden die Änderungen Ihrer bei dem Versanddienstleister gespeicherten Daten protokolliert.
Anmeldedaten: Um sich für den Newsletter anzumelden, reicht es aus, wenn Sie Ihre E-Mailadresse angeben. Optional bitten wir Sie einen Namen, zwecks persönlicher Ansprache im Newsletters anzugeben.
Der Versand des Newsletters und die mit ihm verbundene Erfolgsmessung erfolgen auf Grundlage einer Einwilligung der Empfänger gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO i.V.m § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG oder falls eine Einwilligung nicht erforderlich ist, auf Grundlage unserer berechtigten Interessen am Direktmarketing gem. Art. 6 Abs. 1 lt. f. DSGVO i.V.m. § 7 Abs. 3 UWG.
Die Protokollierung des Anmeldeverfahrens erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse richtet sich auf den Einsatz eines nutzerfreundlichen sowie sicheren Newslettersystems, das sowohl unseren geschäftlichen Interessen dient, als auch den Erwartungen der Nutzer entspricht und uns ferner den Nachweis von Einwilligungen erlaubt.
Kündigung/Widerruf - Sie können den Empfang unseres Newsletters jederzeit kündigen, d.h. Ihre Einwilligungen widerrufen. Einen Link zur Kündigung des Newsletters finden Sie am Ende eines jeden Newsletters. Wir können die ausgetragenen E-Mailadressen bis zu drei Jahren auf Grundlage unserer berechtigten Interessen speichern bevor wir sie löschen, um eine ehemals gegebene Einwilligung nachweisen zu können. Die Verarbeitung dieser Daten wird auf den Zweck einer möglichen Abwehr von Ansprüchen beschränkt. Ein individueller Löschungsantrag ist jederzeit möglich, sofern zugleich das ehemalige Bestehen einer Einwilligung bestätigt wird.
Newsletter - Erfolgsmessung
Die Newsletter können einen sog. „web-beacon“ enthalten, d.h. eine pixelgroße Datei, die beim Öffnen des Newsletters von unserem Server, bzw. sofern wir einen Versanddienstleister einsetzen, von dessen Server abgerufen wird. Im Rahmen dieses Abrufs werden zunächst technische Informationen, wie Informationen zum Browser und Ihrem System, als auch Ihre IP-Adresse und Zeitpunkt des Abrufs erhoben.
Diese Informationen werden zur technischen Verbesserung der Services anhand der technischen Daten oder der Zielgruppen und ihres Leseverhaltens anhand derer Abruforte (die mit Hilfe der IP-Adresse bestimmbar sind) oder der Zugriffszeiten genutzt. Zu den statistischen Erhebungen gehört ebenfalls die Feststellung, ob die Newsletter geöffnet werden, wann sie geöffnet werden und welche Links geklickt werden. Diese Informationen können aus technischen Gründen zwar den einzelnen Newsletterempfängern zugeordnet werden. Es ist jedoch weder unser Bestreben, noch, sofern eingesetzt, das des Versanddienstleisters, einzelne Nutzer zu beobachten. Die Auswertungen dienen uns viel mehr dazu, die Lesegewohnheiten unserer Nutzer zu erkennen und unsere Inhalte auf sie anzupassen oder unterschiedliche Inhalte entsprechend den Interessen unserer Nutzer zu versenden.
Ein getrennter Widerruf der Erfolgsmessung ist leider nicht möglich, in diesem Fall muss das gesamte Newsletterabonnement gekündigt werden.
Hosting und E-Mail-Versand
Die von uns in Anspruch genommenen Hosting-Leistungen dienen der Zurverfügungstellung der folgenden Leistungen: Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz und Datenbankdienste, E-Mail-Versand, Sicherheitsleistungen sowie technische Wartungsleistungen, die wir zum Zwecke des Betriebs dieses Onlineangebotes einsetzen.
Hierbei verarbeiten wir, bzw. unser Hostinganbieter Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Vertragsdaten, Nutzungsdaten, Meta- und Kommunikationsdaten von Kunden, Interessenten und Besuchern dieses Onlineangebotes auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer effizienten und sicheren Zurverfügungstellung dieses Onlineangebotes gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. Art. 28 DSGVO (Abschluss Auftragsverarbeitungsvertrag).